甘肃警察职业学院档案管理制度

为了加强学院档案的管理，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、教育部《高等学校档案管理办法》和省公安厅《甘肃省公安档案管理暂行办法》的有关规定，结合学院实际，制定本制度。

第一章　总　则

第一条　学院档案是指学院在行政管理、学历教育、民警培训、教学科研等活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录，包括文书档案、电子档案、声像档案、实物档案。

第二条　学院档案管理工作由办公室负责，受省公安厅监督和指导。

第三条　各部门查阅档案，须经部门负责人和办公室主任审批；查阅密级档案，须经主管院领导审批。

第二章　文书档案的管理

第四条　文书档案的归档范围

（一）上级党政机关颁发的文件、简报、专业会、座谈会、以及上级机关对学院的批示、批复、通知、批转、通报等文件。

（二）学院关于机构、编制、大事记、启用印信、干警统计报表、干部名册、干部审查、升级、奖惩、录用、转正定级、调资、调配、退职、退休、抚恤、死亡等材料以及党团关系介绍信函存根。

（三）学院各部门在各项业务活动中形成的文件、材料、计划、总结、报告、会议记录、电话记录、收发文簿、承办的各种会议及训练班、经济合同、协议等文件材料。

（四）学院房屋筹建、扩建、加层、加固、装修改造、购置设备等基本建设中形成的图表及文字材料。

（五）反映学院重要重大活动中领导的讲话稿。

（六）学院培养学历生的录检表、录取通知书、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表、花名册、就业派遣手续等。

（七）学院每年形成的各种账簿、凭证、报表、财务预决算材料。

第五条　文书档案的管理

（一）文书档案的立卷归档，实行由文书处理部门立卷的原则。各部门应根据各自的职责范围和业务分工，并结合文件形成和运转的实际情况进行分工立卷。

（二）各部门负责档案工作的人员应当按照文书档案的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者建号，制作卷内目录，由部门负责人检查合格后于翌年5月移交办公室。

（三）各部门每年在文书立卷归档时，应清理不需要归档的文件材料，暂存两年，并加强保管，以免造成泄密，两年后造具清册，经本部门负责人批准后，到学院保密部门指定的地点予以销毁。

（四）销毁不归档的文件材料，秘密级以上的应逐件登记造册；一般文件材料采取只登记文件号码或在文件上加盖“销毁”戳等简便方法进行登记。

第三章　电子档案的管理

第六条　电子档案是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机及数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有保存价值的与文书档案配套的电子文件。

第七条　电子档案参照文书档案的归档范围进行归档。

第八条　电子档案的收集与归档

各部门需将具有永久和长期保存价值的文书档案材料配套的电子档案材料在规定期限内一同向办公室归档。产生电子档案的部门，负责按以下程序完成归档工作。

（一）整理需要归档的电子文件。

（二）编制与文书档案一致的目录。

（三）编制归档说明。

（四）存入磁介质（含压缩归档等方式），复制备份。

第九条　因涉及到电子文件的技术环境、存贮介质的质量、寿命等，电子文件的提取时间，一般在产生文件三个月以内进行。

第十条　各部门拟归档的电子档案，应及时分类保管和归类，在耐久性能良好的载体上分2套封存保管，每年在规定时间交办公室归档。

第四章　声像档案的管理

第十一条　声像档案是指学院在各项工作和活动中形成的有保存价值的以记录声音和影像信息的照片、录音、录像、影片、唱片等载体材料的历史记录。

第十二条　声像档案的归档范围主要有：

（一）学院主要领导参加各种大型重要活动中形成的声像材料。

（二）学院办公地址、重大工程建设开工、竣工仪式等活动形成的声像材料。

（三）学院重要教学、科研活动形成的声像材料。

（四）其他具有保存价值的声像材料。

第十三条　归档的声像材料一般应当是原版，可以经过必要的整理编辑，内容应当完整，声音图像清晰，同时附有详细的文字说明，每年在规定时间统一交办公室归档。

第五章　实物档案的管理

第十四条　实物档案是指学院举办重大活动和主要领导对外交往中获赠的各种纪念物品和具有收藏价值的书、画、礼品等，同时包括学院各个历史时期使用过的各种印章、牌匾等。

第十五条　各部门实物档案应当逐一拍照，建立实物与照片之间的相互印证关系，随附每件实物档案的详细说明，每年在规定时间统一交办公室归档。

第六章　附　则

第十六条　本制度由办公室负责解释，自印发之日起执行。本制度生效后，学院以前制定的制度，凡与本制度不一致或者重复的，一律以本制度为准。